Arşiv Analizi ve Envanter
Mevcut arşiv yapısını, belge türlerini, dosya miktarını ve fiziksel koşulları inceliyoruz. Arşiv malzemesinin envanterini çıkararak hangi belgelerin nerede bulunduğunu ve çalışmanın kapsamını görünür hale getiriyoruz.
MEMORA TEKNOLOJİ
Arşivinize düzen, bilgiye erişim kazandırın.
Belge ve dosyalarınızı envanter, tasnif, etiketleme, kutulama ve barkodlama süreçleriyle düzenliyoruz. Kurumsal hafızanızı erişilebilir ve yönetilebilir bir arşiv yapısına dönüştürüyoruz.
Arşivinizi Birlikte PlanlayalımFİZİKSEL ARŞİV HİZMETİ
Hizmet Kapsamımız
Zamanla biriken belgelerinizi kurumunuzun çalışma düzenine uygun biçimde yapılandırıyoruz. Mevcut arşivin analizinden raf yerleşimine kadar belge, dosya, kutu ve konum bilgilerini birlikte ele alıyoruz.
Dosya ve Saklama Planı
Kurumun mevcut standart dosya planını ve saklama esaslarını değerlendiriyoruz. Belge türleri, kullanım sıklığı ve kurumun belirlediği gereksinimler doğrultusunda dosyalama ve saklama planını hazırlıyor veya güncelliyoruz.
Tasnif, Ayıklama ve Niteleme
Evrakları belirlenen dosyalama yapısına göre sınıflandırıyor, içeriklerini tanımlıyor ve dosya bütünlüğünü düzenliyoruz. Ayıklama işlemlerini kurumun onayladığı ölçütler ve çalışma kapsamı doğrultusunda yürütüyoruz.
Etiketleme ve Kutulama
Dosya ve belgeleri belirlenen düzene uygun kutulara yerleştiriyoruz. Kutu içeriklerini anlaşılır etiketlerle tanımlayarak fiziksel düzeni destekliyor, yerleştirme ve geri bulma süreçlerini kolaylaştırıyoruz.
Barkodlama ve Dijital Kayıt
Belge, dosya, kutu ve rafları belirlenen kayıt seviyesine göre benzersiz barkodlarla tanımlıyoruz. Kayıtları arşiv yönetim sistemine işleyerek fiziksel malzeme ile dijital envanteri ilişkilendiriyoruz.
Raf Yerleşimi ve Adreslendirme
Arşiv alanını bölüm, raf ve kutu ilişkisine göre adreslendiriyoruz. Fiziksel yerleşim ile sistemdeki konum bilgilerini eşleştiriyor; belgelerin bulunmasını ve yerine geri konulmasını kolaylaştırıyoruz.
ANALİZDEN YERLEŞİME
Çalışma Sürecimiz
Arşivinizin mevcut durumuna uygun bir uygulama planı oluşturuyoruz. İş kapsamını, kayıt seviyesini, yerleşim düzenini ve teslim ölçütlerini birlikte belirliyoruz.
-
01
Keşif ve Planlama
Belge türlerini, arşiv hacmini, mevcut yerleşimi ve erişim ihtiyaçlarını inceliyor; envanter ve uygulama planını oluşturuyoruz.
-
02
Tasnif ve Düzenleme
Belgeleri dosya planına göre sınıflandırıyor, niteliyor ve kurumun onayladığı ayıklama ölçütleriyle düzenliyoruz.
-
03
Kutulama ve Kayıt
Dosyaları etiketleyip kutuluyor; barkod bilgilerini dijital envantere işleyerek raf ve konum kayıtlarıyla eşleştiriyoruz.
-
04
Kontrol ve Teslim
Envanter, barkod ve fiziksel konum eşleşmelerini kontrol ediyor; düzenlenen arşivi ve kayıtlarını kararlaştırılan kapsamda teslim ediyoruz.
YÖNETİLEBİLİR BİR BİLGİ ALTYAPISI
Kurumunuza Katkısı
Hızlı ve Kolay Erişim
Belgeyi doğru dosya, kutu ve rafla eşleştiren kayıt yapısı sayesinde arama süresini ve tekrarlanan işlemleri azaltmaya yardımcı olur.
Kontrol ve İzlenebilirlik
Benzersiz barkodlar ve güncel konum kayıtları, yanlış yerleştirme ve kayıp riskini azaltmayı; kurumsal hafızayı korumayı destekler.
Verimli Alan Kullanımı
Planlı kutulama ve raf yerleşimi, mevcut alanın daha düzenli kullanılmasına; zaman, iş gücü ve yönetim yükünün azaltılmasına katkı sağlar.
MERAK EDİLENLER
Sıkça Sorulan Sorular
Çalışmaya başlamadan önce arşivi düzenlememiz gerekiyor mu?
Ön düzenleme ihtiyacı keşif aşamasında birlikte değerlendirilir. Mevcut durum, belge miktarı ve erişim koşulları incelenerek hazırlık ve uygulama sorumlulukları belirlenir.
Mevcut dosya planımızı kullanabilir miyiz?
Mevcut dosya ve saklama planınız çalışmanın başlangıç noktasıdır. Uygulamadaki ihtiyaçlar ve tutarlılık birlikte değerlendirilir; gerekli düzenlemeler kurumunuzla mutabakat sağlanarak yapılır.
Barkod sistemi hangi bilgileri içerir?
Barkod, ilgili kaydın benzersiz tanımlayıcısı olarak kullanılır. Sistem üzerinde bu tanımlayıcı; belge veya dosya bilgileri, kutu numarası ve raf konumuyla ilişkilendirilebilir. Kayıt ayrıntısı proje kapsamında belirlenir.
Fiziksel arşiv dijital sistemle birlikte çalışabilir mi?
Kullanılan yazılımın teknik olanaklarına göre fiziksel arşiv envanteri dijital sistemle ilişkilendirilebilir. Böylece kayıt bilgileri üzerinden belgenin fiziksel konumuna ulaşılabilir. Belgelerin taranması ise ayrıca planlanan dijitalleştirme kapsamıdır.
Ayıklanan belgeler otomatik olarak imha edilir mi?
Hayır. Ayıklama, belirlenen ölçütlere göre belgelerin değerlendirilmesi ve ayrılmasıdır. İmha, bu hizmetin kendiliğinden gerçekleşen bir adımı değildir; kurumun yetkili onay ve süreçleri ayrıca ele alınır.
MEMORA TEKNOLOJİ
Arşivinizin düzenini birlikte kuralım.
Envanterden barkodlamaya, kutulamadan raf adreslendirmeye kadar kurumunuzun fiziksel arşiv ihtiyaçlarını birlikte planlayalım.
İletişime Geçin